Manajemen
Administrasi dan keuangan Gudep
Sebagai Pengurus Pramuka yang berperan besar dalam pengelolaan kegiatan
pramuka di suatu gudep haruslah mengetahui tentang Manajemen Administrasi dan
Keuangan Gudep.
1. Administrasi
Gudep sebagai pusat
gerak dan wadah pembinaan pramuka perlu adanya dukungan administrasi secara
tertib namun sederhana.
Agar pelaksanaan
administrasi dapat teratur, tertib dan berkesinambungan diperlukan buku-buku
catatan sebagai berikut:
a. Buku
catatan pribadi pesertadidik
Buku tersebut dipegang oleh Ketua Gudep dan
harus selalu dimutahirkan. Buku catatan pribadi berisi:
1) Nama
Lengkap, nama kecil/nama panggilan.
2) Tempat
dan tanggal lahir.
3) Agama.
4) Tanggal
masuk mejadi anggota Gerakan Pramuka.
5) Sifat
baik yang perlu dikembangkan.
6) Sifat
kurang baik yang perlu dikurangi/dihilangkan.
7) Kepemimpinan
yang pernah dialami/diikuti.
8) Peristiwa-peristiwa
penting selama menjadi pesertadidik (sebutkan peristiwa penting, tanggal dan
tempatnya, misalnya: dilantik menjadi Siaga, Siaga Mula, Bantu, Tata, Garuda,
naik Golongan Penggalang, dilantik menjadi Penggalang, Ramu, Rakit, Terap,
Garuda dan seterusnya).
9) Observasi
terhadap pribadi anggota (kecerdasan, gotong royong, disiplin, kegembiraan,
suka menolong/membantu, loyalitas, kejujuran, inisiatif,
kepribadian/mentalitas, kreatifitas, pengabdian dan sebagainya).
10) Kegiatan
kepramukaan atau kegiatan lain yang pernah diikuti
11) Penyakit/ganggunan
kesehatan yang pernah dan atau diderita
12) Mutasi
anggota, dan sebagainya.
b. Buku
registrasi pesertadidik berisi:
1) Nama
Lengkap, jenis kelamin (putra/putri).
2) Tempat
dan tanggal lahir.
3) Agama.
4) Nama
Orang tua/Wali.
5) Pekerjaan
Orang tua/Wali.
6) Alamat
rumah.
7) Anak
ke….., dari jumlah saudara putra/putri … orang.
8) Golongan
darah.
9) Sekolah.
10) Bakat dan
hobby.
11) Hal-hal
yang perlu diperhatikan (kebiasaan, kesehatan, bahasa yang dikuasai dan
lain-lain).
12) Pengalaman
dalam kepramukaan.
13) Bagi
pesertadidik penyandang cacat perlu dimasukkan jenis kecacatannya.
14) Lain-lain.
c. Buku
registrasi Pembina dan anggota Mabi, berisi:
1) Nama
2) Alamat
dan nomor telpon.
3) Tempat
dan tanggal lahir.
4) Jabatan
dalam masyarakat/pemerintahan dan jabatan dalam Mabi/Gudep.
5) Agama.
6) Status
Perkawinan.
7) Nomor
dan tanggal sertifikat/ijazah kursus-kursus yang pernah diikuti; KMD, KML,
KPD dan KPL.
8) Pendidikan
formal.
d. Catatan/notulen
rapat/risalah rapat:
1) Catatan/notulen
rapat dengan Pembina Gudep, berisi permasalahan gudep, progja dan sebagainya.
2) Catatan/notulen
rapat dengan Dewan Kehormatan Gudep, berisi permasalahan yang dibahas dan
keputusan terakhir rapat untuk bahan evaluasi.
3) Catatan/notulen
rapat dengan Mabigus, setiap pertemuan harus dicatat dan dicek hasil-hasil
rapat sebelumnya.
4) Log
book (buku catatan) merupakan catatan peristiwa-peristiwa penting di dalam
gudep, setiap kegiatan dan pengambilan keputusan yang penting harus tercatat
pada buku tersebut. (Log Book berisi: catatan waktu, peristiwa,
ilustrasi, gambar, tempelan/guntingan berita dan sebagainya).
Pencatatan
diupayakan singkat, jelas, lengkap dan mutahir.
e. Buku
Inventaris
Buku Inventaris
merupakan buku catatan sarana pendukung yang berisi catatan alat-alat,
peralatan atau perlengkapan yang meliputi:
1) Nama
benda/alat/perlengkapan.
2) Jumlah
masing-masing perlengkapan.
3) Kondisi
masing-masing perlengkapan.
4) Asal
usul barang tersebut.
Hal itu penting
untuk pemeliharaan dan pengorganisasian secara terus-menerus, sehingga
membantu mempermudah ketika akan mengadakan kegiatan dan mempermudah
pemeliharaannya. Mengingat hal tersebut sering dilalaikan, maka
hendaknya dijadikan tradisi oleh gudep/pembina/regu untuk melaksanakan
pencatatan tersebut secara teratur, teliti dan berkesinambungan.
f. Buku
agenda, verbal dan expedisi surat menyurat.
Semua surat-surat,
baik yang diterima maupun yang dikirimkan harus dicatat dengan teliti. Arsip
surat-surat harus diatur dalam tata naskah (berkas) dan setiap tahun diadakan
penilaian dan pemilahan.
g. Buku
Acara Kegiatan
Setiap kegiatan yang
dilaksanakan oleh gudep maupun satuan harus dicatat dengan baik, hal itu akan
sangat berguna untuk bahan referensi bagi kegiatan yang akan datang.
h. Formulir
untuk pelaksanaan kegiatan administrasi yang selalu berulang dan sama,
sebaiknya untuk efisiensi dibuat formulirnya, misalnya:
1) Formulir
peminjaman alat/perlengkapan.
2) Formulir
laporan kekuatan.jumlah anggota.
3) Formulir
permintaan ijin, dan sebagainya.
i. Pencatatan
tentang pelaksanaan pelatihan (Program Kegiatan)
Berisikan sasaran
setiap kegiatan yang dicapai oleh anggota yang merupakan bahan evaluasi
sejauh mana berbagai sasaran-sasaran kegiatan telah dicapai. Salah
satu hal yang menarik bagi anggota adalah bila mereka dapat mencapai sasaran,
karena berarti ada kemajuan pribadinya. Setiap satuan harus
memiliki catatan tersebut untuk mengukur keberhasilannya.
j. Buku
Program
Buku tersebut sangat
penting untuk merencanakan dan mengoperasikan program agar dapat sukses,
susunlah program secara detail, tulis dan catat. Hal tersebut
berguna pula untuk dipelajari guna pengembangan di masa depan.
k. Administrasi
dana dan keuangan satuan.
Satuan diijinkan
untuk mendapatkan dana dari gudep, Mabi, orangtua pesertadidik dan sponsor
lain melalui gudep untuk kepentingan operasional satuan. Dana
tersebut dicatat secara lengkap, kwitansi-kwaitansi dan tanda
terima/pengeluaran uang harus tertib, lengkap dan dapat di cek sewaktu-waktu
bila diperlukan.
l. Buku
catatan pribadi setiap pembina:
Untuk mengembangkan
anggota/pesertadidik secara individu tidak cukup hanya dengan mengandalkan
ingatan untuk mengetahui kemajuan individu anggota tersebut. Oleh
karena itu, setiap pembina perlu memiliki buku catatan pribadi, dan perlu
mencatat informasi yang berkaitan dengan kemajuan yang dicapai
2. Administrasi
Keuangan
Untuk menjamin agar
keuangan gudep terorganisasikan dengan baik, ketentuan dan prosedur keuangan
harus dilaksanakan secara ketat (disiplin).
Prosedurnya adalah:
1) Semua
penerimaan/pendapatan dimasukkan dalam rekening bank segera (pada kesempatan
pertama).
2) Semua
uang tersimpan dalam bank, hanya ada uang tunai pada kas kecil.
3) Semua
dana melalui bank, pengambilan uang harus atas persetujuan Ketua Gudep yang
ditandatangani sedikitnya oleh 2 orang anggota Pembina Gudep yang telah
ditentukan.
4) Tanda
terima atau kwitansi harus dibuat rangkap 2 (dua), pada setiap penerimaan/pengeluaran
uang ditulis jumlah uangnya dan tanda terima atau kwitansi pembayaran harus
disimpan.
5) Setiap
Satuan, Ketua Gudep dan Mabi, boleh mengelola sendiri uang di bank (bank
account).
Untuk satuan diatur
sebagai berikut:
a) Perindukan
oleh Pembina Perindukan.
b) Pasukan
Penggalang oleh Dewan Penggalang.
c) Ambalan
Penegak oleh Dewan Ambalan.
d) Racana
Pandega oleh Dewan Racana.
Ketua Gudep harus
mengawasi dan memeriksa apakah ketentuan administrasi dan prosedur dilaksanakan
dengan baik dan benar.
6) Pemeriksaan
Setiap akhir tahun
diperlukan adanya pemeriksaan keuangan meliputi semua pengoperasian dana di
gudep maupun satuan dan di audit oleh Badan Pemeriksa Keuangan Gudep bila
dianggap perlu dibantu auditor yang independen.
7) Usaha
Dana (Fundrising)
Dalam usaha dana
perlu ada penjelasan bahwa Gerakan Pramuka memerlukan dukungan bantuan untuk
pelaksanaan kegiatannya. Caranya dengan melakukan pendekatan kepada orang
yang akan diminta bantuan dana tersebut yang dilakukan dengan sebaik-baiknya.
Usaha dana bukanlah
suatu pelatihan untuk meminta-minta.
Beberapa langkah
yang perlu dilakukan dalam usaha dana:
a) Cari
identifikasi sumber-sumber dana.
b) Pastikan
bahwa alasan untuk memerlukan dana tambahan cukup kuat. Ingat
bahwa orang merespon kebutuhan yang nyata. Kemukakan sejarah
tentang keberhasilan Gerakan Pramuka dan harus mampu menunjukkan bahwa dana
yang dikumpulkan akan sangat berguna untuk menambah peralatan dan
melaksanakan kegiatan yang lebih banyak, misalnya untuk mengikuti jambore,
lomba tingkat, dan kegiatan-kegiatan lain di tingkat kwartir.
c) Pengumpulan
dana
Semua usaha dana
harus dengan meminta, yang penting adalah siapa yang akan meminta dan
bagaimana cara yang baik untuk meminta, tergantung dengan siapa yang akan
dimintai.
d) Ucapan
terima kasih
Proses yang
terpenting pada usaha dana adalah ucapan terima kasih setelah menerima dana
dan menyampaikan informasi tentang penggunaannya.
n. Laporan
Keuangan bulanan
1) Juru
uang membuat laporan bulanan kepada Ketua Gudep pada setiap akhir bulan.
2) Harus
diingat bahwa uang yang dikelola oleh gudep haruslah uang yang jelas dan
halal.
3. Penghasilan dan Iuran
Penghasilan Gudep
diperoleh dari:
a) Iuran
anggota yang besarnya ditentukan oleh Musyawarah gugus depan.
b) Bantuan
dari Pemerintah.
c) Bantuan
dari masyarakat yang tidak mengikat.
d) Lain-lain
sumber yang tidak bertentangan dengan Perundang-undangan Negara, Anggaran
Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.
Pelaksanaan iuran :
a) Para
Pramuka, Pembina Pramuka, dan anggota Mabigus wajib membayar iuran bulanan
kepada gudepnya, sesuai peraturan yang berlaku.
b) Gudep
wajib membayar iuran bulanan kepada Kwarran.
|
Pembukuan Pramuka
Subscribe to:
Posts (Atom)
No comments:
Post a Comment